Enjeux
La dématérialisation est le processus de transformation des supports d’informations matériels en supports immatériels, précisément aux formats numériques. Ce processus s’applique à plusieurs niveaux au sein de l’entreprise :
- La dématérialisation des documents : il s’agit de réduire l’usager du papier en adoptant l’usage des documents électroniques.
- La dématérialisation des échanges : il s’agit de faciliter et d’accélérer les échanges d’informations pour une communication optimale.
- La dématérialisation des processus métiers : la nécessité d’optimiser les processus métier et l’organisation interne des entreprises poussent de plus en plus d’entreprise à opter pour dématérialisation.
Il en ressort donc que la dématérialisation vise à améliorer les communications et réduire les coûts d’exploitation en composant avec les systèmes informatique et d’information de l’entreprise.
Description
Si la dématérialisation des documents (courriers, factures, contrats, bons de commande, bordereaux de livraison) est bien souvent la porte d’entrée vers un environnement de travail zéro papier, elle s’inscrit dans une dynamique plus large de transformation numérique :
- des activités
- des procédures
- des échanges
- des outils
- et même de l’espace de travail
Pour mettre en œuvre cette dématérialisation au sein de l’entreprise plusieurs solutions existent. Elles permettront à l’entreprise d’automatiser le processus de conversion de ses documents. Cela se fait avec des solutions logicielles telles que la GED (Gestion Electronique des Documents), le SAE (Système d’Archivage Electronique), ou même la GEC (Gestion Electronique des Courriers).
Avantages
- La réduction des coûts pour l’entreprise
- Gain de temps sur les délais de traitement
- Renforcement de la traçabilité des opérations
- Gain de productivité sur les différentes opérations
Notre accompagnement
Notre accompagnement consistera donc à identifier vos besoins en dématérialisation, l’élaboration du processus, la fourniture des signatures numériques, l’horodatage, la création de l’espace de confiance distant et la création de l’enveloppe numérique pour le stockage des données numérisées. Nous mettrons également à votre disposition les outils matériels et logiciels nécessaire à la réalisation d’une dématérialisation optimale.
Contactez-nous pour qu’ensemble, nous menions à bien votre projet de transformation digitale.