Importance de la dématérialisation

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation se définit comme la transformation et l’automatisation des services de l’entreprise au format numérique. Si l’on parle généralement de la numérisation des documents, la dématérialisation englobe plus largement différents aspects de l’entreprise : les documents, les échanges, les tâches et les processus. Ainsi, la digitalisation va impliquer l’ensemble des départements ainsi que le personnel de l’entreprise. Néanmoins, la substitution du papier par l’électronique n’est jamais complète. Cependant, elle vise à renforcer l’efficacité et la productivité de l’entreprise grâce à une gestion électronique des données. Nous pourrons alors avoir des données numérisées à partir de documents papiers produits en internes ou émanant de tiers (clients, fournisseurs, partenaires etc.) ; il s’agit de la numérisation duplicative. Tandis que des données qui sont déjà numériques à leur entrée et exploitée ainsi, renvoient à la numérisation native.

Les enjeux de la dématérialisation

Parler des enjeux de la dématérialisation, c’est mettre en exergue son rôle au sein de l’entreprise et les changements mélioratifs qu’elle apporte. En effet, elle réduit considérablement les lourdeurs administratives, facilite l’échange de données et améliore l’organisation interne.

Nous voyons donc que la numérisation représente un enjeu majeur à plusieurs niveaux que nous pouvons synthétiser en trois grands éléments :

• La dématérialisation des documents : il s’agit ici de réduire la consommation du papier, ce qui a une incidence écologique considérable, mais aussi de centraliser la gestion des données et réduire le temps de traitement. Nous aurons par exemple les factures, les contrats, les bons de commande ou même les bordereaux de livraison qui sont des documents concernés par la numérisation, et dont l’optimisation constitue un enjeu fondamental pour les entreprises.
• La dématérialisation des échanges : numériser les documents, c’est une chose, pour une exploitation optimale, il est important de numériser aussi les moyens de communication. L’intérêt ici est de faciliter et accélérer les échanges, ainsi que d’en assurer la traçabilité.
• La dématérialisation des processus métier : il est donc aisé de constater que la numérisation concerne également les différentes activités inhérentes à l’organisation de l’entreprise : la comptabilité, la prospection vente, la gestion des ressources humaines. L’objectif ici est d’améliorer la productivité de l’entreprise.

Processus de dématérialisation

La dématérialisation, afin d’être menée à bien, doit suivre certaines étapes essentielles :

• Définir les objectifs de la dématérialisation
• Impliquer les collaborateurs dans le processus
• Analyser les ressources disponibles
• Etablir un plan de classement et d’attribution des documents
• Choisir l’outil adapté

Outils de dématérialisation

Le choix des outils se fait en fonction des besoins de l’entreprise, du volume de documents et de leurs usages, de l’organisation en place et le budget alloué.

Parlant des outils, nous évoquons ici les solutions logicielles qui peuvent être exploitées pour la numérisation des documents :

• La gestion électronique des documents (GED) : il s’agit d’un procédé informatisé qui permet à l’entreprise d’assurer l’organisation des informations et la gestion des documents électroniques
• Le système d’archivage électronique (SAE) : il assure la conservation, l’intégrité et la sécurité des données, sans que celles-ci puissent être modifiées ou détruites par un tiers
• La signature électronique : elle assure la garantie de la valeur juridique d’un document ; son choix doit se faire en fonction de son contexte d’utilisation, de son niveau de sécurité et de ses avantages et inconvénients
• Le système d’horodatage des documents électroniques : il permet d’associer une date et une heure de référence universelle à une information ou une donnée informatique.
• Les outils et technologies de numérisation et de reconnaissance des caractères : lors de la numérisation, l’entreprise peut utiliser des technologies spécifiques telles que la Lecture Automatique de Documents (LAD), la Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) ou même la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR).

Les avantages de la dématérialisation

La dématérialisation présente de nombreux avantages :

• Réduction des coûts
• Gain de productivité
• Communication simplifiée
• Sécurisation des données
• Accessibilité des données
• Optimisation du stockage
• Enjeu écologique